Ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định123/2020/NĐ-CP, trong đó quy định các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế bắt buộc phải thực hiện hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày 01/07/2022. Theo nghị định mới, một số quy định về hóa đơn điện tử có điểm khác so với Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành trước đó.

‍

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh để thay thế cho hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử sẽ giúp quản lý và lưu trữ thông tin tiện lợi hơn cho doanh nghiệp cũng như giúp cơ quan thuế kiểm soát và tính toán thuế dễ dàng hơn.

Định nghĩa chính thức của Hóa đơn điện tử theo Nghị định123/2020/NĐ-CP như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

‍

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

Dưới đây là các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

◦ Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;

◦ Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;

◦ Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;

◦ Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

◦ Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

‍

Tải ngay ứng dụng Tinai giúp ghi chép thu chi, công nợ và quản lý hàng hóa dành cho các cửa hàng và hộ kinh doanh. Miễn phí 100%.

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

◦ Tiết kiệm chi phí: Sử dụng hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.

◦ Dễ dàng quản lý: Doanh nghiệp có thể thuận tiện hạch toán, kết toán, đối chiếu dữ liệu nội bộ khi kê khai, nộp thuế.

◦ An toàn hơn hoá đơn giấy: Doanh nghiệp có thể tránh được các rủi ro như thất lạc, hư hỏng có thể xảy ra với hóa đơn giấy.

‍

Lộ trình sử dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp

Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định lộ trình áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Với các doanh nghiệp được cơ quan thuế thông báo áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử (từ nay đến ngày 30/06/2022) nếu không thể đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục sử dụng hóa đơn đang dùng. Đồng thời, các doanh nghiệp này cũng phải tiến hành gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT. Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

Với các doanh nghiệp mới thành lập (từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/06/2022) nếu được Cơ quan Thuế gửi thông báo về áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử thì các đơn vị kinh doanh nhận thông báo phải thực hiện theo đúng hướng dẫn của Cơ quan Thuế. Riêng với các đơn vị không đáp ứng đủ điều kiện cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng loại hóa đơn đang sử dụng và phải tiến hành đầy đủ thủ tục gửi tới Cơ quan Thuế như đã nêu với trường hợp trên.

Tới ngày 01/07/2022, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp chuyển sang dùng hóa đơn điện tử.

Mặc dù chưa đến thời hạn trên nhưng các doanh nghiệp nên bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử ngay từ bây giờ để tránh bị ùn tắc khi đồng loạt doanh nghiệp triển khai cùng lúc và có thời gian chuẩn bị và hoàn thiện cơ sở kỹ thuật hạ tầng và tích hợp với quy trình quản lý nội bộ.